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仕事が早くなる為には?仕事が遅い人の特徴と改善案3選

よっこ
よっこ
こんにちは!突然ですがあなたは仕事が遅いですか?早いですか?私は昔めちゃくちゃ遅かったです(笑)

働き方改革って言うけど、業務量は変わらないのに残業0なんて無理だ。

毎日仕事が終わらない。1度は皆さん思った事はあるのではないでしょうか。

もちろん終わらない理由の中には、与えられる業務量が多いのかもしれません。

しかし、自分で業務をコントロール出来る社員や周囲の標準時間内に終わらないと感じる方がいるのも事実です。

効率的に、早く仕事を終わらせるにはどうすればいいか。考えていきましょう。

仕事が遅いとは?

そもそも仕事が遅いと言うのはどんな人でしょうか?

仕事が遅い人とは?

いつも残業している
納期や期日を守れない
成果が出ない

このようなイメージかと思います。仕事が遅いと長時間労働になり時間を失います。期日を守れずに信用を失い、人よりも成果が出ないなど仕事が遅い事でたくさんの悪影響が生まれてしまいます。

仕事が遅い人の特徴3選

①業務管理が出来ていない

仕事が遅い人は業務内容を把握できていない為、業務管理出来ていないことが多いです。なぜ把握しないと仕事が遅いとなるのか考えていきましょう。

上司
上司
業務内容を把握できてる?
Aくん
Aくん
把握してるよ!A、B、Cの3つ!今日中に終われば良いんだよ♪

A君は業務を把握し管理できていると言えるでしょうか?

答えは、NOです。

業務管理と言って、ざっくりこれをやる!だけではいつ終わるのか、何をするのかが分かりません。とても管理できている状態ではありません。

業務の管理というのは、どの仕事を何をしてどれくらい時間が掛かるのかを把握することです。

業務内容を把握せずに進めた為、今日終わると思っていたのに実際やってみたら終わらないなんてことはありませんか?

仕事が単純に遅いのではなく、日々遅れを出し続けている結果として仕事が遅い、管理できていないと思われるパターンです。

最初の仕事が終わらなければ、次の仕事も当然終わりません。期日を守れないから残業をしなければいけない。遅いと思われてしまうということになります。

改善案

皆さん労働時間は8時間〜10時間くらいと大体決まっています。

この決められた時間内で何をするか業務を選択して定めることが重要です。

A,B,Cと仕事があった際に、まずAの仕事は何をするのでしょうか?

大項目をAとした時に、中項目・小項目まで深堀して作業まで落とし込みましょう。具体例を挙げます。

例)【本日の仕事A】明日の会議に使う書類を作成し納めて置くこと

〈大項目〉

  1. 書類作成を5枚完成させて納める

〈中項目〉

  1. 書類を作成すること
  2. 書類に上司からハンコを押してもらうこと
  3. 書類をチェックして納品すること

〈小項目〉※中項目①を代表して表記

  1. 書類に記載するデータを調べる
  2. 書類にデータを打ち込む

Aという仕事は何をするのか?各項目に何時間かかるのか見えてくれば、仕事がいつ終わるのかが分かってきます。本当に1日で終わるのか?どれだけ時間が必要なのかを一度考えてみましょう。

終わらないという予測が立てば次にどうすればいいのか考えられます。闇雲に業務を進め、予定に対して遅れていくことが一番良くありません。

作業まで落とし込んで業務内容を把握する

②優先順位を付けていない

上司
上司
Aの仕事、今日中に終わるよね?
Aくん
Aくん
すみません。Bの仕事先にやっていて終わらなそうです…。

複数の仕事を抱え始めた方に多いのが優先順位ミスです。

本来後回しで問題ない仕事を進めてい為、急ぎでやらなければいけない仕事が終わらないパターンです。

優先順位を間違え余計な時間を費やしてしまった結果、重要な仕事が遅れる事になります。

いつまでも上司や先輩が仕事をすべて管理してくれるわけではありません。

しっかりと優先順位を決められるようになりましょう!

改善案

『 時間管理のマトリックス』でもあるように、緊急性と重要性の2軸で考えてみましょう。

期日が迫ったものは緊急です。そして重要なものであればある程、優先度は高くなります。ここまでは、皆さん納得していただけると思います。

私がここでお伝えしたいのは、何を持って重要と判断するのかです。

緊急度は、期日から見えてくるので簡単ですが重要度は指標がとても曖昧です。人によって重要とも取れるし、重要ではないとも取れます。

では、何を指標に考えれば良いのか。

それは影響範囲です。

自分が困るレベルの物は重要ではありません。しかし、顧客や社長に迷惑が掛かってしまう場合は重要です。

なぜならば、顧客や会社の上層部に影響が出てしまうということは、会社の業績に関わる可能性が高いからです。重要度を考える為には、自分の置かれている状況や立場から重要な人物は誰かを理解することが大切です。

影響が出てしまった場合にどんな影響でるのか、考えることで重要性高いものを見極められるでしょう。

優先順位は期日と影響が出る範囲を見て定める

③1人で悩んでいる

皆さんは1人で悩んでしまうことはありますか?

上司
上司
どうしたの?なんか困ってる?
Aくん
Aくん
ここの部分が分からなくて、ずっと悩んでたんです…

責任感が強く、人を頼れない人に多いのが聞けずに悩んでしまう事が多いと思います。しかし、聞かずに悩んでいる時間は何も生まれません。仕事が遅くなってしまう原因となります。

Aくん
Aくん
なんでも聞いてたら迷惑だよな…。

A君の言っていることも確かです。しかし、考えると悩むは全くの別物です。

〈悩む〉思考が堂々巡りしていて解決する方向性を定められない状態
〈考える〉自分なりに解を出そうと頭を使っている状態

会社を起業した事ない学生が、どうしたら起業できるかずっと悩んでも解は出ませんよね?経験ある人に聞くか、調べるしかありません。

改善案

仕事を早くするためには、頼ることが重要になります。

過去の経験や応用で出来そうな事は、一度考える。考えて分かった所までを伝え、そこまでは合っているのか、この先の分からない部分はどうしたら良いのかを伺いましょう。

全部教えてくださいは、相手に不快な気持ちにさせてしまいます。ここまでは自力で考えたけど、次のスッテップを教えてくださいのスタンスが重要です。

私個人の意見になりますが、真剣に10分考えて分からなければ悩むに変わると思います。

内容にもよりますが、数十分考えて分からないことは聞きましょう。

その為にも、日頃のコミュニケーションが大事になります。

悩み始めたら、一度考えて聞きに行く

まとめ

仕事を早くするために

まとめ

1.作業まで落とし込んで業務把握
2.優先順位は期日と影響が出る範囲を見て定める
3.悩み始めたら、一度考えて聞きに行く

以上、3つの事を意識して業務に取り組んでみてください。

1日のやる事が明確になり、優先順位を間違えず、無駄な時間を使わずに業務が出来るようになるはずです。

実際にやってみると難しいかもしれません。しかし、意識して1日1分でも早くなればどんどん仕事が早くなります。

皆さん是非試してみてください。最後までご覧いただきありがとうございました。

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