こんにちは！高卒サラリーマンのよっこ(@yoko3_G08)です。
説明しても伝わらない…。
同じ内容を説明しているつもりなのに、先輩の話は伝わるけど自分の話は伝わらない。
仕事をする上で多くの人が経験し、悩むことではないでしょうか。
自分はセンスや才能がないから、説明が下手で上手く物事を伝えることが出来ないと思っている方もいらっしゃると思います。
しかし、頭がいいから説明が上手いわけではありません。ちゃんと説明にはコツが存在します。
この記事は、説明が上手くなりたいと悩んでいるに向けた記事になります。
開発職で毎日説明を求められ、入社時は説明が全く伝わらない日々を過ごしました。
改善に改善を重ね、今では「よっこさんの説明は分かりやすい」と言われている実体験をもとに説明いたします。
説明力は、仕事の効率を上げ、仕事の能力を認められる最大の武器です。
説明とは何か？説明が上手な人と下手な人の違いは？
そもそも説明とは、相手の頭の中を生理して情報を正確に伝えることです。
ここで最も重要なのは「相手の頭を整理すること」です。
大体の人は、大事なのは情報を正しく伝えることだと思うでしょう。
しかし、同じ内容と情報を説明しているにも関わらず、説明が伝わる人と伝わらない人がいませんか？
説明の上手な人と下手な人の違いは、相手の頭の中を整理して情報をインプット出来ているかどうかです。
これが今回の結論です。
説明の目的は、相手の頭を整理しながら情報を理解して貰うこと
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説明が下手な人の特徴と誤解しているポイント
細いか説明＝丁寧で分かりやすいは間違い
話せは話すほど、この人は何を言っているのか分からない。
途中で「もういいよ」と説明を止めてしまいたくなる人はいないでしょうか。
正しさや正確性を求めるあまり、情報量が多くなってしまうパターンです。
情報が多いため、本当に重要な事が何かボヤけてしまい、更に相手は混乱して思考停止して今う可能性があります。
改善のポイント
説明は要点を掴み、短くシンプルにしたほうが分かりやすい。
少し説明が足りなくても、本当に必要な情報は相手から知りたいタイミング聞いてきます。
※但し、短すぎても伝わらないのでやり過ぎには注意してください。
自分が伝えたい内容を説明してはいけない
目的に対して適切な内容を伝えなければならない。
説明が下手な人の中に、自分が言いたいこと全て話してしまう人がいます。
目的からズレていたとしても話してしまう真理としては、「自分はこんな知識や情報を知っていますよ」とアピールしたい気持ちが出てしまっていると考えられます。
これは意識的にではなく、無意識にやってしまうものです。
改善ポイント
説明をする前に、目的と伝えるべき重要な内容を明確にしておきましょう。
伝えるべきことなのか、伝えたいだけの内容なのかを意識して説明に臨むだけで結果は大きく変わってきます。
自分の考えた順番で話しても伝わらない
いつまで話し続くのか分からず、結論が見えてこない。
受け手の頭を混乱させてしまう人は、伝える順番を間違っていることが多いです。
自分が理解した内容や思いついた順番で相手に説明すると伝わりません。
受け手が欲しているのは、あなたが考えたプロセス(流れ)でしょうか？
説明の結論を知りたいはずです。まず最初に何をいうべきか考えてみましょう。
改善ポイント
何を最初に伝え、次に何を伝えれば受け手が理解しやすいかを考えてみましょう。
そんな方は、PREP方という手法を試してみましょう。
PREP法とは「Point（結論）」、「Reason（理由）」、「Example（実例・具体例）」、「Point（結論）」の順で書く文章作成術です。
引用：https://nexer.co.jp/weiv/sds/
説明が人は自分視点になっている
説明が下手な人は無意識に自分視点になっています。
本当に大事なのは、受け手視点で物事を考えることです。
受け手はどういう順番で説明したら分かりやすいかな？
受け手はどんな情報を欲しているだろう？
どうしたら上手く伝えられるだろ？
どうしたら説明の流れができるだろう？
このように受け手の視点で説明の仕方を考えてみましょう。
些細なことですが、意識のするかしないかで説明の質が大きく変わってきます。
自己視点ファースト：×
受け手視点ファースト：○
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説明が下手な人が意識するべきコツ5選
1.主語を明確にしよう
主語は省略してはいけません。
誰がどうする。何がなんだ。のように主語は明確にしましょう。
説明や文章の中で主語を省略すると意味合いが大きく変わってきます。
頭の中を整理しながら説明したいのに、「誰が」の部分で誤解されてしまっては、次に続く説明が全て無駄になります。
2.飾りは捨てて、結論ファーストにしよう
何かを説明する際は、「一言で言うと〜です」と言えるようにしておきましょう。
これが説明する上で結論となります。
しかし、これだけでは説明としては不足しています。
優先の高い重要な事＝理由を2つ目に説明します。
重要な最低限の情報はこの2つです。それ以外は詳細にしていく装飾です。
与えられた時間内で物事を説明する際は、重要なことのみをシンプルに簡潔に説明することが重要です。さらに時間に余裕があれば、具体例や再度結論の認識合わせを行いましょう。
※間違っても飾りから説明してはいけません。
3.大きな粒度→小さな粒度の話をする
説明をする際は、まずは粒度の大きな大枠の話からしましょう。
徐々に粒度の小さい詳細な情報を説明していきます。
いきなり詳細から説明してしまうと、相手はなんのことか分からなくなり混乱してしまいます。
概要を話し、全体像を理解してもらう。その後に徐々に詳細な説明に入っていきましょう。
※ここで重要なのは、受け手が事前にどこまで理解しているかです。相手が知っているであろう１歩手前から振り返りとして説明するが望ましいです。
4.「ここまで良いですか？」の途中確認を行う
説明は受け手を置いてけぼりにして、ゴールに突っ走ってはいけません。
説明者のあなたが、手を引いてあげているイメージを持ちましょう。
説明の内容を１〜10に段階を分けたとします。
1→2→3→4→5→6→7→8→9→10→いかがでしょうか？
質問があればお願いします。
どこかのタイミングで受け手が付いてこられていない場合、全て説明がやり直しになってしまいます。
受け手が理解できなくなったタイミング以降の説明は、全て無駄になります。
1→2→3→ここまで良いでしょうか？
4→5→6→ここまでも宜しいでしょうか？
7→8→9→10→以上です。
質問があればお願いします。
要所で受け手が理解できているかを確認しましょう。次に進むべきか、追加で説明を少し加えるべきか判断できます。
受け手もしっかりと理解して次の話に進めるため、質問をする余裕が生まれます。
これは誰でもすぐに実践できるテクニックです。是非今から活用してみましょう。
5.事実と解釈を分けて説明する
それは言い切って良い事実ですか？
もしくは、あなたが解釈した考えですか？
事実と解釈を分けて説明をしましょう。混ぜると危険です。
「〇〇さんがメンタルダウンしています」と「〇〇さんはメンタルダウンしそうだと思います」では話が全く違います。
当たり前だと思うかもしれませんが、説明が下手な人は理解していても間違えてしまいます。
〜だと思います。の自身の意見をあたかも事実のように言い切ってしまう人がいます。
事実なのか、それとも解釈なのかを冷静に考え判断してから説明しましょう。
事実説明をした後に、自身の解釈による意見を述べると良い
まとめ
説明の目的は、相手の頭を整理しながら情報を理解して貰うことです。
シンプルで簡潔に結論から伝えましょう。
受け手側の気持ちになって考えることで、より質の高い説明になります。
センスや才能ではなく、型を学び意識することで誰でも上達します。
説明が上手になることで、仕事はもちろん私生活でも役に立つでしょう。
そして説明力を鍛えることで、他者の説明を理解できる力も鍛えられます。
説明が上手いと言われるように日々意識して説明をしてみてください。
