こんな悩みを解決します。
社会人になったばかりは、これからの未来に夢と希望を持ち、やる気に満ち溢れていると思います。
きっと出世意欲が強い方も多く、必死で仕事をしている人も多いのでは無いでしょうか。
若いうちはがむしゃらに頑張れと言われたりしますが、間違った方向にがむしゃらに頑張っても評価はされません。
出世するために必要不可欠な、絶対に極めておくべきスキルが存在します。
このスキルを極めることで学歴をも超えて出世する可能性が出てきます。
それは…
「伝えるスキル」＝「プレゼンテーション力」
✔️本記事の著者(@yoko3_G08)
私は2000人規模の会社で働く高卒のサラリーマンです。
社内でも最年少レベルで出世し、高卒ではあるものの26歳で大卒を超えた立場と給与を手にしています。
8年の社会人経験から学んだ出世に必要だと感じた実体験、後進を育成してきた実績をもとに記事にしています。
私は仕事ができるかどうか、出世に繋がるか否かは「伝える力」がものすごい大事であると考えています。
✔️本記事の内容
この記事では、出世を目指す人材にとってとても重要なプレゼンテーション力を解説します。
✔️本記事の結論
伝える力があれば、仕事がスムーズに進み大きな成果を出すことができます。
その結果、学歴をも超えて出世していける可能性があります。
伝える力（プレゼン力）は社会人にとって重要なスキルになるでしょう。
伝えられないことで起こる問題
伝える力がない＝仕事ができない
いくら頭が良くて有名大学を出ていようと、伝える力がなければ無能です。
なぜ伝える力が重要なのでしょうか？
ここでは伝えられないことで、どんな問題が起こるか考えていきましょう。
判断できないので仕事が進まない
新人社員や若手には正しい判断ができません。
その為、業務進捗を然るべき人に共有し、現状が問題ないかどうか判断して貰いながら進めます。
しかし、現状を正しく伝えられない人は判断材料を提供できないということです。
その結果、判断できないことで仕事がストップしてしまうという状況になります。
上司や先輩は暇ではありません。何時間もじっくり状況を聞いてあげられるケースは少ないです。
限られた時間で的確に伝える、そして判断してもらうことが社会人の若手には必要な力です。
相談しても解決できない
若いうちは仕事のノウハウが少ないため、慣れている先輩に相談しながら仕事を進めるものです。
しかし、相談しに行ったものの自分が何に困っているのか伝えられないと相談のしようがありません。
聞かれた方も困ってしまいます。
その結果、困っていること（問題）は解決せず放置され仕事は進まなくなってしまいます。
能力不足を補うために相談する際も「伝える力」は必要不可欠です。
相談相手がいなくなる
仕事は一人では進められません。
しかし、一番最悪のケースは相談相手がいなくなってしまうことがあります。
裏でこんなことを言われているかもしれません。
上司や先輩といえど人間です。
話が伝わってこない相手と話すのは、億劫に感じてしまうものです。
相談しても煙たがられてしまい聞きにくくなり、相談相手がいなくなることで仕事はより進まなくなります。
「伝える力」は武器になる
伝える力があれば、相談がスムーズにできスムーズに問題を解決できます。
伝える力があれば、１発で決済が取れてスムーズに仕事が進みます。
伝える力があれば、人を育てることもできます。
伝える力は偉大です。
難関な問題を解けても伝えられなければ意味がありません。
みんなで助け合って問題を解いて、しっかりと伝えることができれば仕事としては成功です。
伝えることは難しいのか？
このように思った方もご安心ください。
伝えるとは相手の頭の中を整理しながら情報を与えることですが、口頭で伝えるのはすごく難しいです。
資料を使って視覚的に伝えることで、難易度は格段に下がります。
ここからは、資料を使ってどうすれば伝わるようになるのかを考えていきましょう。
伝わらない資料の特徴３選
私たちは無意識で分かりにくい資料を作ってしまいがちです。
伝わりやすい資料のコツを理解し、日ごろから意識して資料を作ることで伝える力は確実に向上します。
それでは、伝わらない資料の特徴を見ていきましょう。
①情報量が多いと受け手は混乱してしまう
【結論】情報が多いと伝わりません。
人は情報量が多くなると頭で処理しきれなくなります。
論文をイメージしてください。情報量が多く難しくて、理解しにくいイメージは無いでしょうか。
正しい情報を全て伝えることが分かりやすい訳ではありません。
情報量が多いと受け手の頭は混乱し、結果的に何も伝わらなくなってしまいます。
一度分からなくなると思考停止してしまい、受けては理解することすら辞めてしまうでしょう。
②ストーリー性が無いと分かりにくい
【結論】資料は、結論までのストーリーが無ければ伝わらない
資料の1枚目と2枚目の情報に関係性が無く、無関係のデータが並んでいては伝わりません。
プレゼン資料にはストーリー(流れ)が必要です。
例えば…
スライド１：私はA店の売り上げが悪いことが問題です。
スライド２：A店の人気商品をまとめてみました。
スライド３：結論として〇〇という商品が人気でした。
売り上げが悪いと問題定期的しておきながら、人気商品をまとめており関係性がありません。
これは極端な例ですが、よく確認すると本当にこのデータは必要なのか？
というデータが資料に入っていることがあります。
前後の関係性が悪い資料は伝わらないんので注意しましょう。
③目的が明確でない
【結論】目的＝ゴールが明確でない資料は伝わらない。
プレゼンを終えた際に相手は何を受け取り、理解していたらいいのかです。
伝えたい内容(受け取る内容)が明確でない資料は、結論が分からず相手は困惑してしまいます。
日常会話でも、たくさん話を聞いたものの、結局この人は言いたいのか分からない。
そんな人に会った経験はないでしょうか。
伝わる資料になるコツ(改善策)
①情報量を少なくシンプルにする
1プレゼン、1テーマ
1スライド、1メッセージ
まずはこれを意識してください。
1資料に1つのテーマで伝えたいことを伝える。1枚のスライドに1つのメッセージにする。決して2つ以上の情報を入れてはいけません。
更に、文章も1文を短くしましょう。
文章を短くするためには、「が」などの接続助詞で繋げるのではなく、一度文を終わらせ、「しかし」や「また」などの接続語で繋ぐと分割ができます。
1文が長いと人は内容が処理できず、理解するのが難しくなってします。
今日は天気が良かったのでお散歩にいきましたが、途中で雨が降ってきたので傘を買いましたが、雨はすぐに止んでしまいました。
今日は天気が良かったので散歩にいきました。
途中で雨が降ってきたので、傘を買いました。
しかし、雨はすぐに止んでしまいました。
②資料のストーリーには型がある
現状報告 → 提案 → スケジュール
1.現状報告
現状報告は、『課題』とその『原因』を明確にして伝えます。
現状どんな課題が発生しているのか。なぜ課題が生じたのか原因を説明しましょう。
1.現状報告
■何が『課題』か？
■その課題が生じる『原因』は何か？
慣れない方は『問題』と『課題』を区別しにくく、戸惑ってしまう事が多いです。言葉の違いをしっかりと理解して考えましょう。
【課題】目標と現状とのギャップを埋めるために、やるべきこと。問題を解決するために起こす具体的なアクションです。
【問題】目標とするものと、現状との間にあるギャップのことで、目標達成のために、解決しなければならない事柄です。
2.提案
次に提案です。提案は、課題が生じた原因を解消するための『解決策』を提示します。
更にその解決策によって期待される『効果』を語りましょう。
2.提案
■原因を解消する『解決策』
■解決策を実施した『効果』
解決策で気を付けなければいけないポイントがあります。
それは、ロジカルであることです。解決策が思い付きでは人は納得いきません。解決策となる結論に対して、必ず根拠を明確にしましょう。
ここで相手の気持ちを捉えられるかどうかが決まります。
3.スケジュール
最後に提案内容のスケジュール(展開日程)を提示しましょう。
素晴らしい提案であっても、期日に実現しなければ意味がありません。
どのような計画で、いつまでにその提案を形にするのかが重要です。
③伝えたいことだけを伝える
伝えたいことは何か明確にする
伝えたいことは『一言で言うと何か』を明確にし、本編の資料では必要な情報のみを表現しましょう。
資料を作っていると、情報の洩れがあったらどうしようと不安になり不要な情報を入れてしまいがちです。
私たちは何かを提案する際に、膨大な量のデータを集め解析し、提案内容が間違っていないかを網羅してから報告します。
その際に本当に伝えたいことが明確でない場合、行ってきたたくさんの情報を資料にしてしまいがちです。
決裁者は、報告者の検討内容や過程を知りたいのではない。
提案の内容と効果を知りたいのである。
情報選択のコツ
『絶対に必要な情報』、『合ったら活用できる情報』、『なくても困らない情報』
上記3つに情報を分類を分けましょう。
絶対に必要な情報は、本編の資料に入れて報告しましょう。
合ったら活用できる情報は、APPENDIXとして本編ではない非表示スライドとして資料を用意をしておきましょう。
※もしも決裁者に、「この他の検討はしていないのか？」と問われた際、すぐに出せるようにしておくことがポイントです。
無くても困らない情報は頭に情報を入れ、資料にしなくても問題ありません。
いきなりpptで資料は作らない！
プレゼン資料を作る際のもっとも重要なアドバイスです。
いきなりpptを開き、スライドを作り始めないでください
pptは伝えたいことを表現をする手段としては適していますが、思考を整理するのには向いていません。
まずは、紙とペンであ棚の中を整理しましょう。
目的は何か？伝えたい結論は何か？どのようなストーリー、構造で説明したら伝わるか？必要な情報は何か？
思考を整理してから、初めてpptを開き、資料を形にしていきましょう。
しかし、思考を整理する、考えるとは言っても難しいのも事実です。
そんな方には、40歳でGAFAの部長に転職した僕が20代で学んだ思考法という書籍がおすすめです。
https://yoko3-life.com/gafa-shikouryoku/723/
資料は見た目よりも中身が大事
資料の見た目がいくら美しく綺麗でも、中身が無ければ伝わりません。
伝えたいことが明確であり、シンプルでロジカルな資料であれば、フォントや見栄えが不細工でも伝わるものです。
見た目よりも中身にこだわり資料を作りましょう。
コツを意識して何回も繰り返し資料を作ることで、誰でも飛躍的に資料作成のスキルが向上していきます。
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