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【プレゼン資料の作り方】誰でも伝わる資料が作れる!資料作成のポイントを解説

 

こんにちは!よっこ(@yoko3_G08)です。

資料の作り方が下手だ。言っていることや資料の中身が相手に伝わらない。

これから資料作成が上手くなりたい人は、是非この記事を最後まで見て実践してください!

私は以前、『何言いたいのかわからない。』『意思を感じない』『分かりにくい』『見にくい』と、散々言われ何回も資料を作り直しました。

私たちは、無意識に分かりにくい資料を作ってしまいがちです。

要点を抑え、実践を繰り返すことで、短時間にシンプル、且つロジカルな資料が作れる様になります。

開発職で毎日のように資料を作り、年間数百回はプレゼンしている私が、相手に伝わる資料を作るうえで重要なコツをお伝えします。

伝わらない資料の特徴は3つ

上司
上司
あれもダメ、これもダメ…。これじゃ伝わらないよ…。資料作り直せ!

なぜ、伝わらないな資料になっているのか?

私たちは無意識で分かりにくい資料を作ってしまいがちです。伝わりやすい資料のコツを理解し、日ごろから意識して資料を作ることで飛躍的な成長に繋がります。

それでは、まずは伝わらない資料の特徴をおさらいしましょう。

①情報量が多い

【結論】情報が多いと伝わりません。

人は情報量が多くなると処理しきれません。pptのページが100枚あったら多すぎて良くないというのは想像がつくと思います。

しかし、実際にはページ数だけではありません。1枚のスライド中にたくさんの情報が入っている場合もあります。

文字数、色、文章、画像などあらゆる情報が多すぎることはないでしょうか?

②ストーリー性が無い

【結論】資料は、結論までのストーリーが無ければ伝わらない

資料が5枚あったとします。1枚目と2枚目の情報に関係性が無く、無関係のデータが並んでいては伝わりません。

プレゼン資料にはストーリー(流れ)が必要です。

想像してみてください。1話30分のアニメが、2話、8話、5話、1話…と続いたらどうでしょうか。何を伝えたいのか分からなくなりませんか?

プレゼン資料でも1枚、1枚に流れが無いと同じ事が起こります。

③目的が明確でない

【結論】目的が明確でない資料は伝わらない。

プレゼンを終えた際に相手は何を受け取ったらいいのかです。

伝えたい内容(受け取る内容)が明確でない資料は、結論が分からず相手は困惑してしまいます。

日常会話でも、たくさん話を聞いたものの、結局この人は言いたいのか分からない。そんな経験はないでしょうか。

伝わる資料になるコツ(改善策)

①情報量を少なくシンプルにする

1プレゼン、1テーマ
1スライド、1メッセージ

まずはこれを意識してください。

1資料に1つのテーマで伝えたいことを伝える。1枚のスライドに1つのメッセージにする。決して2つ以上の情報を入れてはいけません。

更に、文章も1文を短くしましょう。

文章を短くするためには、「が」などの接続助詞で繋げるのではなく、一度文を終わらせ、「しかし」や「また」などの接続語で繋ぐと分割ができます。

1文が長いと人は内容が処理できず、理解するのが難しくなってします。

今日は天気が良かったのでお散歩にいきましたが、途中で雨が降ってきたので傘を買いましたが、雨はすぐに止んでしまいました。

今日は天気が良かったので散歩にいきました。
途中で雨が降ってきたので、傘を買いました。
しかし、雨はすぐに止んでしまいました。

②資料のストーリーには型がある

よっこ
よっこ
ストーリーって言っても、脚本家じゃないし難しいですよ…
先輩
先輩
安心して!資料のストーリーは基本的に決まった形があるの♪

現状報告 → 提案 → スケジュール

1.現状報告

現状報告は、『課題』とその『原因』を明確にして伝えます。

現状どんな課題が発生しているのか。なぜ課題が生じたのか原因を説明しましょう。

1.現状報告
■何が『課題』か?
■その課題が生じる『原因』は何か?

慣れない方は『問題』と『課題』を区別しにくく、戸惑ってしまう事が多いです。言葉の違いをしっかりと理解して考えましょう。

【課題】目標と現状とのギャップを埋めるために、やるべきこと。問題を解決するために起こす具体的なアクションです。

【問題】目標とするものと、現状との間にあるギャップのことで、目標達成のために、解決しなければならない事柄です。

2.提案

次に提案です。提案は、課題が生じた原因を解消するための『解決策』を提示します。

更にその解決策によって期待される『効果』を語りましょう。

2.提案
■原因を解消する『解決策』
■解決策を実施した『効果』

解決策で気を付けなければいけないポイントがあります。

それは、ロジカルであることです。解決策が思い付きでは人は納得いきません。解決策となる結論に対して、必ず根拠を明確にしましょう。

ここで相手の気持ちを捉えられるかどうかが決まります。

3.スケジュール

最後に提案内容のスケジュール(展開日程)を提示しましょう。

素晴らしい提案であっても、期日に実現しなければ意味がありません。

どのような計画で、いつまでにその提案を形にするのかが重要です。

③伝えたいことだけを伝える

伝えたいことは何か明確にする

伝えたいことは『一言で言うと何か』を明確にし、本編の資料では必要な情報のみを表現しましょう。

資料を作っていると、情報の洩れがあったらどうしようと不安になり不要な情報を入れてしまいがちです。

私たちは何かを提案する際に、膨大な量のデータを集め解析し、提案内容が間違っていないかを網羅してから報告します。

その際に本当に伝えたいことが明確でない場合、行ってきたたくさんの情報を資料にしてしまいがちです。

決裁者は、報告者の検討内容や過程を知りたいのではない。
提案の内容と効果を知りたいのである。

情報選択のコツ

『絶対に必要な情報』、『合ったら活用できる情報』、『なくても困らない情報』

上記3つに情報を分類を分けましょう。

絶対に必要な情報は、本編の資料に入れて報告しましょう。

合ったら活用できる情報は、APPENDIXとして本編ではない非表示スライドとして資料を用意をしておきましょう。

※もしも決裁者に、「この他の検討はしていないのか?」と問われた際、すぐに出せるようにしておくことがポイントです。

無くても困らない情報は頭に情報を入れ、資料にしなくても問題ありません。

いきなりpptで資料は作らない!

プレゼン資料を作る際のもっとも重要なアドバイスです。

いきなりpptを開き、スライドを作り始めないでください

pptは伝えたいことを表現をする手段としては適していますが、思考を整理するのには向いていません。

まずは、紙とペンであ棚の中を整理しましょう。

目的は何か?伝えたい結論は何か?どのようなストーリー、構造で説明したら伝わるか?必要な情報は何か?

思考を整理してから、初めてpptを開き、資料を形にしていきましょう。

しかし、思考を整理する、考えるとは言っても難しいのも事実です。

そんな方には、40歳でGAFAの部長に転職した僕が20代で学んだ思考法という書籍がおすすめです。

考えるとは何か?GAFAの部長に転職した著者から学ぶ仕事に対する考え方 みなさんこんにちは!よっこ(@yoko3_G08)です。 仕事は考えることが多くて大変ですね。 本日は、考えるとは何...

資料は見た目よりも中身が大事

資料の見た目がいくら美しく綺麗でも、中身が無ければ伝わりません。

伝えたいことが明確であり、シンプルでロジカルな資料であれば、フォントや見栄えが不細工でも伝わるものです。

見た目よりも中身にこだわり資料を作りましょう。

コツを意識して何回も繰り返し資料を作ることで、誰でも飛躍的に資料作成のスキルが向上していきます。

資料以外にも伝え方、説明の仕方について紹介している記事がこちらです。是非ご覧ください。

説明が下手な人の特徴と改善方法!努力で説明は上手くなる説明が下手、相手に話が伝わらないと悩んでいる方は少なくありません。伝え方にはコツがあります。伝え方の順番、相手のレベルに合わせた説明、伝えたいことを整理するなど意識的に上手い説明で伝えられるようになります。1番伝わる説明の仕方を皆さんへお伝えします。...

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